Home   RM Financiën en Beheer   Regelingen en vergoedingen   Subsidie van een studiereis

Subsidie van een studiereis

Ieder jaar organiseren studieverenigingen en disputen van Erasmus School of Law studiereizen naar het buitenland. Deze studiereizen zijn bedoeld als verdieping in bepaalde studieonderwerpen in het buitenland. Soms zijn hier ook onderzoeken aan verbonden. De kosten van een studiereis zijn erg hoog en daarom is het een algemeen gebruik van studieverenigingen om bij verschillende instanties subsidie /of sponsoring aan te vragen. Als Faculteit moet men echter toezicht houden op deze subsidies omdat het studiegerelateerde karakter onlosmakelijk verbonden moet zijn aan een activiteit waar subsidie om wordt gevraagd. Daarom wil Erasmus School of Law enkele criteria opstellen als kwaliteitswaarborg voor een studiereis. Aan deze criteria moet een studievereniging of dispuut voldoen om subsidie te kunnen ontvangen.

1. Criteria FRG

  • De studiereis is georganiseerd door een erkende studievereniging of dispuut van Erasmus School of Law (FRG)
  • De studiereis staat open voor alle leden van deze erkende studievereniging of dispuut van de FRG. Een uitzondering geldt wanneer om vakinhoudelijke redenen een voorkennisvereiste is ingesteld. Indien dat het geval is dient het gemotiveerd te worden in het verzoek.
  • De hoogte van de subsidieverstrekking is gerelateerd aan het aantal deelnemers.
  • Subsidie wordt alleen aan deelnemers verstrekt die ten tijde van de studiereis zijn ingeschreven aan één van de opleidingen van Erasmus School of Law aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en lid zijn van de organiserende vereniging of dispuut.
  • Per jaar kan een vereniging of dispuut maximaal één keer studiereissubsidie ontvangen.
  • Subsidie wordt slechts dan verstrekt wanneer aan alle criteria is voldaan. · De subsidie per deelnemende persoon bedraagt minimaal 0 en maximaal 70 euro (zeventig euro).
  • Erasmus School of Law behoudt te allen tijde het recht om de subsidieverstrekking zonder opgaaf van redenen in te trekken.


2. Criteria studiereis

  • De reis moet toegankelijk zijn voor een minimum aantal van tien deelnemers, behoudens de deelnemers vanuit de reiscommissie en het bestuur van de vereniging. Het aantal deelnemers van de reiscommissie en het bestuur mag niet meer zijn dan 50% van het totale deelnemersaantal. Het totale aantal deelnemers waarvoor subsidie kan worden aangevraagd is 30 personen.
  • De studiereis duurt minimaal vijf dagen.
  • De studiereis moet voor minimaal 60% een studie-inhoudelijk programma bevatten.
  • De studiereis mag in binnen- en buitenland plaatsvinden.
  • Er dient minimaal één facultaire medewerker mee te gaan bij een deelnemersaantal van minder dan 20. Bij een deelnemersaantal van 20 of meer dienen minimaal twee facultaire medewerkers mee te gaan. De Faculteit vergoedt de kosten van de verplichte facultaire medewerker(s).


3. Criteria schriftelijk verzoek en verslag

De vereniging of het dispuut dient minimaal 2 maanden voor de begindatum van de reis een schriftelijk verzoek voor een voorwaardelijke subsidie in bij de directeur en bij de studentbestuursleden.

Dit verzoek omvat het volgende:

1) De relevantie van de studiereis met doelstellingen en eventueel een onderzoeksopdracht.

2) Een duidelijk programma overzicht,

3) met daarin een heldere scheiding tussen studie-inhoudelijke activiteiten en vrije activiteiten.

4) Een begrotingsoverzicht van de te verwachten kosten en de opbrengsten. (incl. deelnemersbijdrage)

5) Het (verwachte) deelnemersaantal en een omschrijving van de deelnemersdoelgroep.

6) Overige relevante informatie (slaapplaats/vlucht/contactpersonen/ed.)

  • De vereniging of het dispuut dient maximaal 1 maand na de einddatum van de studiereis een uitgebreid verslag in van de studiereis.
  • Dit verslag omvat het volgende:

1) Het aantal deelnemers inclusief namen, studentnummer en studierichting.

2) Een dagboek waarin de uitvoering van de programma-activiteiten staan beschreven, inclusief de bevindingen van de facultaire medewerker.

3) Een begrotingsoverzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten.

4) Een paragraaf waarin de resultaten van het onderzoek en/of de doelstellingen staan omschreven.

5) Overige relevante informatie

  • Indien een onderzoek is gehouden dient het uiteindelijke verslag hiervan 2 maanden na de studiereis te worden ingeleverd.

Toelichting bij de criteria

Ad 1)

Erasmus School of Law verstrekt slechts subsidies indien het gaat om erkende verenigingen of disputen. Hieronder verstaat men de hoofdverenigingen van de erkende opleidingen aan de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. Deze zijn (01-09-05):

Juridische Faculteitsvereniging Rotterdam (Nederlands Recht),
Criminologie in Actie (Criminologie),
In Duplo (Mr. Drs.-programma)
Christiaanse-Taxateur (Fiscaal Recht).

De door de JFR erkende disputen zijn (per 01-09-05 en niet limitatief opgesomd):
Ius Mobile (staats- en bestuursrechtelijk dispuut)
D.J. Veegens, (pleitdispuut)
Wichmann (strafrechtelijk dispuut)
ORD. (onderneminsrechtelijk dispuut)

Deelnemers van de studiereis dienen lid te zijn van de organiserende vereniging of het dispuut en student te zijn aan de Erasmus Universiteit. Daarnaast moet de reis open staan voor alle leden, mits gezien bepaalde onderzoek- of voorkennisvoorwaarden een open deelname niet wenselijk is.

Ad 2)

Aangezien het gaat om een studiereis moet een substantieel deel (minimaal 60%) van de reis vak- en studie-inhoudelijke activiteiten bevatten. Studie-inhoudelijke activiteiten zijn onder meer bezoeken aan studiegerelateerde kantoren/instanties en universiteiten, maar ook lezingen, rondleidingen (door gerechtshof/gevangenis, etc.) en eigen onderzoek.

Aan de studiereis mogen minimaal tien personen deelnemen die niet in de reiscommissie of in het bestuur van de vereniging zitten. De deelnemers vanuit de reiscommissie en het bestuur mogen ook niet meer dan 50% zijn van het totale aantal deelnemers. Dit om de verhouding tussen “vrije deelnemer” en organisator evenwichtig te houden. Het is sociaal ongewenst wanneer er een te grote incrowd tijdens de reis ontstaat.

De eis van minimaal vijf dagen (vier nachten) is er omdat men in een korter tijdsbestek weinig kan uitvoeren, gezien de reisduur en het acclimatiseren (in sommige gevallen neemt dat al twee dagen in beslag: heenreis en terugreis). Een studiereis kan ook binnen Nederland plaatsvinden, bijvoorbeeld in gevallen waar weinig geld beschikbaar is of vanwege de omstandigheden van het onderzoek.

Een facultaire medewerker kan zijn een AIO, wetenschappelijk medewerker, universitair docent, universitair hoofddocent of hoogleraar aan de FRG. Deze medewerker moet betrokken zijn bij het vakgebied en het onderzoek. Hij is tevens verplicht een kort verslag te schrijven over zijn bevindingen van de studiereis. Indien het niet mogelijk is een facultaire medewerker als reisdeelnemer te vinden, dan vindt er op andere wijze evaluatie plaats. Dit dient besproken te worden met de directeur of de studentbestuursleden.

Ad 3)

Het schriftelijke verzoek voor een voorwaardelijke subsidie dient minimaal twee maanden voor aanvang van de studiereis ingediend te worden. In deze periode kunnen op verzoek van de directeur of studentbestuursleden eventuele tekortkomingen in de criteria worden bijgesteld, alsook in de programmaonderdelen. Belangrijk is ook de begroting en de overige opbrengsten. Van een studievereniging of dispuut wordt verwacht dat zij intensief op zoek gaat naar subsidieverstrekkers en sponsoren.

Maximaal een maand na terugkomst van de studiereis dient een uitgebreid schriftelijk verslag ingeleverd te worden aan de directeur en de studentbestuursleden, voor de inleverdatum van het onderzoek geldt een maximumtermijn van twee maanden. Indien dit verslag wordt goedgekeurd vindt de definitieve vaststelling van de subsidie plaats. Omdat dan pas het werkelijke aantal deelnemers bekend is, alsmede de reële begroting.

Taak studentbestuursleden

De studentbestuursleden hebben als voornaamste taak om de criteria te controleren en het verzoek en de verslagen goed te keuren of, indien nodig, aan te vullen in samenwerking met de betrokken vereniging of het dispuut. Zij geven advies aan de directeur omtrent de eventuele subsidiëring van de studiereis.